Quản lý dự án công nghệ Nhật Bản: khó khăn, thách thức

Quản lý dự án công nghệ Nhật Bản là vị trí công việc nhận được sự quan tâm lớn từ cộng đồng nhân lực IT. Tuy nhiên, trong quá trình học tập cũng như làm việc, PM gặp không ít khó khăn và thách thức. Nội dung bài viết sau đây của Beetech Academy sẽ cùng bạn tìm hiểu những khó khăn và thách thức này và các công cụ hỗ trợ cho công việc quản lý dự án hiệu quả.

1. Thách thức đối với PM - Quản lý dự án công nghệ Nhật Bản

Đối tác Nhật Bản thường có các tiêu chuẩn kỹ thuật khắt khe và đòi hỏi sự chỉn chu tuyệt đối tại các dự án công nghệ. Vì vậy, khi tham gia vào các dự án CNTT Nhật Bản, PM sẽ gặp phải những khó khăn và thách thức sau đây:

1.1. Yêu cầu cao về trình độ ngoại ngữ

Ngôn ngữ là một trong những rào cản lớn nhất đối với PM dự án CNTT Nhật Bản. Các doanh nghiệp đều yêu cầu cao trình độ ngoại ngữ đối với PM. Do đó, để trở thành quản lý dự án IT chuyên nghiệp và có khả năng đảm nhận các dự án của đối tác Nhật, PM phải có trình độ tiếng Nhật N2 trở lên. Vậy nên, bạn sẽ cần rất nhiều thời gian để trau dồi và trang bị đủ khả năng ngoại ngữ chuyên ngành, cũng như đạt trình độ ngoại ngữ theo yêu cầu trên.

1.2. Tiêu chuẩn kỹ thuật khắt khe của Nhật Bản

Nhật Bản nổi tiếng với quy trình và tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt, điều này đã tạo ra thách thức lớn cho việc quản lý các dự án CNTT. Những tiêu chuẩn công nghệ của Nhật rất khó để thay đổi, đòi hỏi PM phải có hiểu biết sâu rộng và khả năng tuân thủ chính xác.

Để vượt qua khó khăn này, PM cần chuẩn bị kỹ lưỡng và xây dựng kế hoạch chi tiết ngay từ đầu. Tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn không chỉ giúp dự án tiến hành theo kế hoạch mà còn tạo niềm tin, uy tín cho các đối tác Nhật Bản.

1.3. Thay đổi công nghệ nhanh chóng

Lĩnh vực công nghệ thay đổi liên tục với các xu hướng và công nghệ mới xuất hiện cũng là thách thức lớn đối với PM - Quản lý dự án IT Nhật Bản. Các nhà quản lý phải liên tục cập nhật và thích ứng với những thay đổi này để đảm bảo dự án không bị tụt lùi về công nghệ.

Để theo kịp sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ, PM quản lý dự án phải đầu tư vào nghiên cứu và phát triển, đồng thời xây dựng mạng lưới thông tin và quan hệ đối tác rộng mở.

1.4. Áp lực về thời gian và tiến độ

Các đối tác Nhật Bản rất chú trọng đến tiến độ dự án. Do đó, quản lý thời gian và tiến độ cũng là một trong những thách thức lớn đối với các nhà quản lý dự án công nghệ Nhật Bản. Bên cạnh đó, yêu cầu khắt khe về chất lượng và tiêu chí kỹ thuật trong thời gian ngắn cũng đã tạo áp lực không nhỏ đối với PM.

Để cân bằng giữa chất lượng và tiến độ, PM cần xây dựng kế hoạch chi tiết và linh hoạt, kiểm soát tiến độ chặt chẽ. Việc sử dụng các công cụ quản lý thời gian, áp dụng phương pháp Agile có thể giúp cải thiện hiệu suất làm việc và đảm bảo tiến độ dự án.

2. Gợi ý một số công cụ hỗ trợ cho PM- Quản lý dự án 

Nếu bạn đang lo lắng sẽ gặp phải những thách thức kể trên thì những công cụ hỗ trợ sau đây sẽ giúp ích cho công việc của bạn và giúp bạn vượt qua những yêu cầu khắt khe của đối tác Nhật Bản.

2.1. Công cụ quản lý dự án

• Microsoft Project: Đây là công cụ quản lý tiến độ dự án, lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ. Microsoft Project được đánh giá là phần mềm mạnh mẽ, dễ dàng tích hợp với các công cụ Microsoft khác, hỗ trợ lập kế hoạch chi tiết và theo dõi tiến độ dự án.

• Asana: Phần mềm này có chức năng quản lý nhiệm vụ, lập kế hoạch dự án, theo dõi tiến độ. Asana có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả, phù hợp với đa dạng dự án từ nhỏ đến lớn.

• Trello: Nền tảng Trello hỗ trợ PM trong quản lý công việc theo phương pháp Kanban, phân chia nhiệm vụ, theo dõi tiến độ. Điểm nổi bật của Trello đó là giao diện trực quan, dễ sử dụng, linh hoạt trong việc quản lý công việc, phù hợp cho các nhóm nhỏ và dự án ngắn hạn.

2.2. Công cụ quản lý tài nguyên và giao tiếp

• Confluence: Đây là công cụ hỗ trợ quản lý tài liệu, tạo trang wiki, chia sẻ thông tin dự án, tích hợp với Jira. Confluence hỗ trợ quản lý kiến thức và thông tin dự án, dễ dàng chia sẻ và cập nhật thông tin trong nhóm.

• Slack: Slack có tính năng giao tiếp nhóm, chat theo kênh và có thể tích hợp với nhiều công cụ quản lý dự án. Ưu điểm của công cụ này đó là có khả năng giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả, hỗ trợ làm việc từ xa, dễ dàng tích hợp với các công cụ quản lý khác.

• Chatwork: Chatwork là công cụ chat sử dụng trực tiếp trên các trình duyệt Internet. Ưu điểm của nền tảng này là được tích hợp thêm công cụ task để nhắc nhở các thành viên trong nhóm chat về công việc đang được ghim.

2.3. Công cụ quản lý nguồn lực

• Jira: Tính năng của Jira là quản lý nhiệm vụ, lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý nguồn lực. Công cụ này Phù hợp cho các dự án phát triển phần mềm theo phương pháp Agile, tích hợp dễ dàng với Confluence và các công cụ khác.

• Smartsheet: Smartsheet giúp quản lý dự án và công việc, lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý nguồn lực. Ưu điểm của Smartsheet đó là có giao diện tương tự với Excel, dễ sử dụng và hỗ trợ đa dạng quy mô dự án.

Ngoài các công cụ kể trên, PM có thể sử dụng các công cụ quản lý rủi ro và kiểm soát chất lượng như Risk Register, Zoho Projects, Wrike.

3. Lời kết

Nội dung bài viết vừa rồi của Beetech Academy đã chia sẻ đến bạn những khó khăn và thách thức chủ yếu đối với quản lý dự án công nghệ Nhật Bản. Với các công cụ hỗ trợ được chúng tôi chia sẻ bên trên, hy vọng sẽ giúp bạn lựa chọn được phần mềm phù hợp cho công việc PM. Đừng quên theo dõi website của Beetech Academy thường xuyên để cập nhật các nội dung bài viết mới nhất về PM - Quản lý dự án nhé!