Vị trí PMO trong doanh nghiệp IT Nhật Bản cần đảm nhận vai trò gì?

PMO hay còn được gọi là Project Management Officer là một trong những phòng ban quan trọng trong doanh nghiệp IT Nhật. Mà Nhật Bản từ trước đến nay vẫn luôn được coi là một trong những thị trường khó tính hàng đầu khi luôn yêu cầu chất lượng sản phẩm phải theo quy chuẩn đã được đặt ra, đặc biệt với các cấp quản lý. Vậy vị trí PMO trong doanh nghiệp IT Nhật cần đảm nhận vai trò gì? Hãy cùng Beetech Academy tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây nhé!

Quản lý dự án không chỉ là người lập kế hoạch và tổ chức mọi khía cạnh của dự án mà còn là người điều hành và giám sát tiến độ. Người quản lý dự án phải đảm bảo rằng mọi công việc được thực hiện đúng hạn, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng. Họ cũng phải xử lý mọi rủi ro, xung đột một cách chuyên nghiệp để đảm bảo dự án tiến triển suôn sẻ và sau khi dự án hoàn thành, họ cũng phải đánh giá hiệu suất, rút ra các bài học để cải thiện cho các dự án sau này.

1. Quản lý tiến độ

Trong quản lý dự án, đi vào chi tiết hơn, chúng ta có quản lý tiến độ, đây là là một hạng mục quản lý cần thiết để tính toán chính xác tiến độ dự án. PMO có thể thực hiện thu thập thông tin trạng thái tiến độ dự án. Để quản lý tiến độ, cần phải xác định trước các tasks trong dự án (lập bảng WBS), ước tính quy mô (công số) của từng task, đặt ra ngày bắt đầu, ngày hoàn thành dự tính và phân công người phụ trách.

>>>>> Xem thêm:

• PMO là gì? Vai trò PMO trong doanh nghiệp IT Nhật Bản

• Khóa học PMO - Quản lý dự án trong doanh nghiệp Nhật Bản

2. Quản lý kế hoạch

Quản lý lịch trình, kế hoạch (schedule), nội dung công việc này cũng tương tự như quản lý tiến độ, nhưng chúng ta sẽ đặt ra các checkpoints quan trọng (milestone) để đo lường tiến độ dự án, xem xét có ảnh hưởng gì đối với tiến độ dự án không, nếu có thì thực hiện những điều chỉnh như sửa lại schedule hoặc sắp xếp các tasks. Quản lý schedule là việc lập schedule trước khi quản lý tiến độ và xem xét lại schedule nếu cần điều chỉnh lại cho phù hợp với tiến độ dự án (reschedule).

3. Quản lý vấn đề phát sinh

Tiếp theo là quản lý các lỗi (bugs) phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. PMO chỉ liên quan trực tiếp đến một phần nhỏ trong công việc quản lý bugs, tuy nhiên vẫn cần nắm được thông tin và tiến độ xử lý. Khi phát sinh bug, thông tin về lỗi đó sẽ được quản lý trong bảng quản lý lỗi (bảng này có nhiều format khác nhau). Đôi khi bugs cũng được quản lý trên hệ thống.

4. Quản lý nội dung thay đổi yêu cầu

Về chi tiết nội dung yêu cầu, công việc, trong quá trình thực hiện dự án, đôi khi cần phải thay đổi các nội dung yêu cầu đã được thống nhất từ trước đó do nhiều nguyên nhân khác nhau. Nếu tiếp nhận các yêu cầu thay đổi mà không quản lý chúng, mọi người sẽ quên mất mình đang hướng tới loại hệ thống như thế nào, dẫn đến tình trạng không thể kết thúc quá trình phát triển hệ thống. Vì vậy, việc thiết lập trình tự thay đổi các nội dung đã được quyết định và quản lý những thay đổi đó được gọi là quản lý thay đổi yêu cầu (cũng được gọi là quản lý thay đổi thông tin nghiệp vụ)

5. Quản lý tài nguyên dự án

Quản lý resource hay còn gọi là quản lý tài nguyên, quản lý các file chương trình, quản lý các tài liệu (document) được tạo ra trong quá trình test và thiết kế. Việc quản lý các phiên bản của tài liệu, chương trình được gọi là quản lý version. Kể từ khi các công cụ quản lý được cải tiến, những tài liệu và source programs hiện nay cũng thường được quản lý thống nhất cùng với các versions của chúng. 

Có các tools tiêu biểu phục vụ cho việc quản lý tài nguyên đo là Subversion（SVN）hoặc Git. Một số công ty cung cấp môi trường quản lý git dưới dạng cloud service. Vẫn còn một khía cạnh cần thiết khác của quản lý tài liệu, đó là quản lý các tài liệu chính thức đã published. Các tài liệu được tạo ra trong quá trình phát triển hệ thống chỉ được coi là tài liệu chính thức sau khi nhận được sự phê duyệt cuối cùng (có nhiều trường hợp như phê duyệt bởi PM, phê duyệt bởi khách hàng,...). 

Thông thường, version chính thức sẽ được phát hành vào thời điểm program chính thức được publish. Program thường được publish với một version cho toàn bộ program chứ không phát hành theo từng source program. Hơn nữa, việc phát hành chính thức program thường đi cùng với việc release (phát hành system). Nói cách khác, mỗi lần release tương ứng với một version chính thức. Việc release chính thức cũng là một hạng mục quản lý và sổ tay quy trình làm việc thực tế sẽ được tạo ra theo từng lần release dựa trên quan điểm phòng tránh các sự cố xảy ra do sai sót trong quá trình làm việc, sau đó công việc release được tiến hành tuần tự theo quy trình.

6. Quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro là tiến hành xác định các rủi ro có thể xảy ra trong dự án (chẳng hạn như những sự việc có thể tác động tiêu cực đến dự án). Cân nhắc và quyết định các biện pháp đối phó để đảm bảo rằng những rủi ro đã được xác định sẽ không phát sinh trong thực tế (không bị hiện thực hóa). Thiết lập các tiêu chuẩn để xác định việc xảy ra rủi ro bất chấp các biện pháp đối phó đã được thực hiện. Quyết định đối sách trong trường hợp rủi ro đó thực sự xảy ra. Trong một dự án, chúng ta sẽ chuẩn bị trước các biện pháp đối phó với những rủi ro có thể phát sinh trong khả năng của mình và xác định các resource cần thiết (thời gian thực hiện, nhân công, chi phí) nếu rủi ro đó thực sự xảy đến (có thể dự toán chi phí dựa trên xác suất phát sinh rủi ro).

Có thể nói, trong hầu hết các doanh nghiệp CNTT nói chung và các doanh nghiệp CNTT thị trường Nhật Bản nói riêng thì phòng ban PMO đóng vai trò vô cùng quan trọng. Vì vậy nên để trở thành một chuyên viên quản lý/quản trị dự án trong doanh nghiệp IT Nhật cũng sẽ cần rất nhiều yếu tố, bạn có thể tham khảo kỹ hơn thông qua các bài viết trên website Beetech Academy.