PMO là gì? Vai trò PMO trong doanh nghiệp IT Nhật Bản

Công nghệ đang ngày càng phát triển kéo theo nhu cầu nhân lực trong lĩnh vực IT cũng ngày càng gia tăng, trong đó có vị trí PMO - quản lý dự án. Vậy PMO là gì? Những điều cần biết về công việc PMO trong doanh nghiệp IT Nhật Bản là gì hãy cũng theo dõi trong bài viết sau nhé.

1. PMO là gì?

PMO là viết tắt của "Project Management Office" (phòng Quản lý Dự án) chịu trách nhiệm quản lý, hỗ trợ và điều phối các dự án IT trong doanh nghiệp Nhật Bản. Trong một môi trường công nghệ thông tin, PMO thường được thiết lập để cung cấp hỗ trợ quản lý dự án và đảm bảo rằng các dự án được triển khai theo cách hiệu quả và nhất quán.

>>>>> Xem thêm:

• Khóa học quản lý dự án công nghệ dành cho ai?

Dưới đây là danh sách phân loại PMO:

• Hỗ trợ (Supportive)

Supportive PMO đóng vai trò tư vấn bằng việc cung cấp các templates như tài liệu, quy trình, các case study từ các dự án khác và sẽ không can thiệp sâu vào việc quản lý dự án. PMO dạng này có mức độ kiểm soát, tác động thấp đến việc quản lý dự án của Project Manager.

• Điều khiển (Controlling)

Controlling PMO tác động tới dự án ở mức độ cao hơn Support. Ngoài các hạng mục công việc như trên, PMO còn hướng dẫn cách quản lý các dự án cho team và mức độ kiểm soát của PMO dạng này là vừa phải. 

• Điều hành (Directive)

PMO phân bổ mỗi dự án một Project Manager riêng biệt và chịu trách nhiệm kết quả dự án đó, dự án quy mô lớn hay nhỏ đều dưới sự quản lý của PMO. Mức độ kiểm soát của PMO dạng này là mức độ cao.

2. Vai trò PMO trong doanh nghiệp IT Nhật Bản

PMO đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của các dự án IT trong một tổ chức, bằng cách cung cấp hỗ trợ quản lý toàn diện và đảm bảo sự nhất quán trong quá trình triển khai. Đầu tiên, hãy cùng tìm hiểu vai trò của PMO trong doanh nghiệp IT tại Nhật Bản là gì?

• Quản lý dự án và hỗ trợ quản lý dự án: PMO thường đảm nhận vai trò quản lý các dự án IT hoặc cung cấp hỗ trợ cho các nhóm quản lý dự án bằng cách cung cấp quy trình, công cụ và hướng dẫn quản lý dự án.

• Quản lý tài nguyên: PMO có thể giúp quản lý tài nguyên nhân sự và các nguồn lực khác cần thiết cho các dự án IT, bao gồm cả việc phân bổ nhân sự và quản lý khả năng sử dụng tài nguyên.

• Giám sát tiến độ và chất lượng: PMO thường giám sát tiến độ của các dự án và đảm bảo rằng chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu của tổ chức.

• Quản lý rủi ro và vấn đề: PMO thường tham gia vào việc xác định, đánh giá và quản lý rủi ro trong các dự án IT, cũng như giúp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai.

• Hỗ trợ quản lý chi phí và ngân sách: PMO thường tham gia vào việc theo dõi và quản lý ngân sách cho các dự án IT, bao gồm cả việc phân tích chi phí, dự báo và báo cáo về chi phí.

• Cung cấp báo cáo và thông tin quản lý: PMO thường cung cấp các báo cáo và thông tin quản lý cho các bộ phận quản lý và cấp lãnh đạo cao cấp, giúp họ hiểu rõ về tiến độ và hiệu suất của các dự án IT.

Trong một môi trường công nghệ thông tin như Nhật Bản, nơi nhu cầu về các dự án IT phức tạp và đa dạng, vai trò của PMO trở nên ngày càng quan trọng. Công việc của quản lý dự án trong doanh nghiệp IT Nhật Bản không khác biệt nhiều so với các quốc gia khác, tuy nhiên, có một số đặc điểm cụ thể cần lưu ý.

• Tính kỷ luật và chính xác: Văn hoá làm việc ở Nhật Bản thường rất chú trọng vào tính kỷ luật và chính xác. Trong quản trị dự án, điều này thể hiện qua việc tuân thủ các tiến độ, quy trình và quy định một cách nghiêm ngặt.

• Tính cẩn thận và tỉ mỉ: Người làm việc ở Nhật thường rất cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc của họ. Điều này cũng áp dụng trong quản trị dự án, nơi mà việc lập kế hoạch và triển khai dự án được thực hiện một cách tỉ mỉ và cẩn thận.

• Giao tiếp trực tiếp và mặt đối mặt: Dù có sự phổ biến của công nghệ thông tin, giao tiếp trực tiếp và mặt đối mặt vẫn được ưa chuộng ở Nhật Bản. Trong quản trị dự án, điều này có thể thể hiện qua việc tổ chức các cuộc họp trực tiếp thay vì giao tiếp qua email hoặc tin nhắn.

• Kiên nhẫn và sự kiên trì: Truyền thống của Nhật Bản coi trọng kiên nhẫn và sự kiên trì. Trong quản trị dự án, điều này có thể hiện qua việc tiếp tục theo đuổi mục tiêu dự án dù gặp phải khó khăn và thách thức.

Tóm lại, bài viết đã giải thích khái niệm PMO là gì và những điều cần biết về công việc quản lý dự án trong môi trường IT Nhật Bản. Hãy theo dõi thêm thông tin tại Beetech Academy nhé.