Trải nghiệm công việc PM dự án IT Nhật Bản trong 24h

PM dự án công nghệ Nhật Bản là định hướng phát triển của nhiều bạn trẻ mong muốn làm việc trong ngành CNTT. Vậy bạn đã biết công việc PM sẽ phải làm những gì hay chưa? Nội dung bài viết dưới đây của Beetech Academy sẽ cùng bạn trải nghiệm công việc PM dự án IT trong 24 giờ và một số bí quyết để làm tốt công việc này nhé!

1. PM là gì? Vai trò của PM trong triển khai dự án công nghệ

PM - Project Management (quản lý dự án), là người xây dựng các quy trình quản lý và sử dụng nguồn lực, phương pháp, công cụ và kỹ thuật để quản lý dự án một dự án công nghệ thông tin trong doanh nghiệp Nhật Bản. Công việc PM được chia thành 3 loại chính là PM hỗ trợ, PM kiểm soát và PM chỉ đạo, mỗi loại đều có vai trò và phạm vi chức năng khác nhau. Với những doanh nghiệp nhỏ và vừa, 1 PM sẽ phải đảm nhận tất cả các nhiệm vụ như đã kể trên.

PM đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với một dự án IT và đối với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Vai trò của PM có thể được thể hiện qua một số điểm nổi bật sau:

• Đảm bảo chất lượng và sự thành công của dự án công nghệ

• Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực

• Thực hiện các mục tiêu kinh doanh (doanh số) của công ty 

• Quản trị rủi ro

• Tối ưu chi phí và nguồn lực cho doanh nghiệp

2. Các công việc PM dự án công nghệ đảm nhiệm trong 24 giờ có gì?

Công việc PM đảm nhiệm trong một ngày sẽ có sự khác biệt tùy theo vai trò là PM hỗ trợ, PM kiểm soát hay PM chỉ đạo. Trong một dự án IT, PM sẽ phải đảm nhiệm nhiều công việc quan trọng để đảm bảo dự án được triển khai đúng quy trình, đạt hiệu quả cao. Dưới đây là các công việc PM dự án IT Nhật Bản thông thường sẽ phải thực hiện trong 24 giờ:

• Kiểm tra Email và các đầu mối thông tin: Đây là công việc PM phải làm đầu tiên khi bắt đầu ngày làm việc mới. PM sẽ phải xem các email và đầu mối thông tin công việc từ các bên liên quan, kế tiếp đó là phân loại và ưu tiên các yêu cầu, thông báo quan trọng.

• Cập nhật và theo dõi tiến độ dự án: PM sẽ phải cập nhật liên tục tiến độ của các công việc trong dự án bằng phần mềm quản lý. Đồng thời, xem xét các báo cáo tiến độ từ các thành viên trong nhóm để xác định các vấn đề cần giải quyết trong ngày.

• Tổ chức họp thảo luận về dự án: Đây là công việc PM không nhất thiết phải làm, nhưng những cuộc họp thảo luận về dự án IT diễn ra khá thường xuyên. Các cuộc họp này nhằm mục đích thảo luận về tiến độ, rủi ro và giải quyết các vấn đề phát sinh, cập nhật kế hoạch làm việc.

• Giám sát nhân sự triển khai dự án theo kế hoạch: PM còn có nhiệm vụ giám sát các thành viên trong nhóm triển khai dự án theo đúng kế hoạch làm việc của ngày, tuần, tháng và theo giai đoạn. Công việc này là bắt buộc để đảm bảo nhóm dự án làm việc hiệu quả, đúng tiến độ.

• Xử lý các vấn đề phát sinh: Một công việc không thường xuyên nhưng hầu như dự án nào cũng có đó là trong 1 ngày làm việc PM sẽ cần xử lý các vấn đề phát sinh, bao gồm thiếu nhân sự đột xuất, dự án gặp lỗi, bugs hay tiếp nhận phản hồi, thay đổi từ phía khách hàng.

• Báo cáo: Công việc PM thường làm đó là lập báo cáo để cập nhật tiến độ, biên bản họp và các tài liệu hướng dẫn,... rồi báo cáo lên cấp trên. Báo cáo có thể lập theo tuần hoặc tháng cho các bên liên quan.

3. Bí quyết để PM làm việc hiệu quả

Công việc PM bao gồm rất nhiều nhiệm vụ, để làm việc hiệu quả thì bạn phải là người dày dạn kinh nghiệm và chịu được áp lực thời gian tốt. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo một số lời khuyên sau đây để có thể làm tốt công việc PM của mình:

3.1. Trao đổi thường xuyên với thành viên nhóm dự án

Bạn cần thiết lập các kênh giao tiếp với các bên liên quan, đặc biệt là với nhóm dự án để cập nhật nhanh chóng, chính xác các vấn đề đang và sẽ gặp phải. Điều này giúp bạn chủ động hơn khi làm việc, dự đoán được các rủi ro và đưa ra phương án khắc phục khi có sự cố.

Ngoài ra, bạn cần thường xuyên báo cáo tình trạng dự án cho nhóm triển khai để các thành viên nắm được tiến độ cũng như phát hiện ra lỗi nếu có. Việc trao đổi thường xuyên với nhóm dự án còn tạo bầu không khí làm việc thoải mái, tránh áp lực.

3.2. Sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án

Để công việc PM của bạn đạt hiệu quả không thể thiếu các công cụ hỗ trợ. Các công cụ này bao gồm các phần mềm quản lý dự án và các phần mềm tích hợp. Bạn có thể tham khảo các phần mềm quản lý dự án như JIRA, Trello, Microsoft Project,...

3.3. Liên tục cập nhật kiến thức chuyên ngành và kinh nghiệm mới

Ngoài công việc chính của PM, bạn cần tham gia hoặc tổ chức các hội thảo để chia sẻ kiến thức, cập nhật các xu hướng mới. Tham gia các chương trình đào tạo ngắn hạn sẽ giúp bạn hệ thống lại kiến thức hoặc trang bị thêm các kỹ năng còn thiếu phục vụ cho công việc.

Bên cạnh đó, PM dự án công nghệ Nhật Bản cũng cần thường xuyên trau dồi kỹ năng tiếng Nhật, sự hiểu biết và phong cách làm việc trong môi trường văn hóa Nhật Bản, để việc trao đổi, đàm phán với đối tác, khách hàng suôn sẻ và trôi chảy hơn.

3.4. Xây dựng văn hóa hợp tác

Đó là việc tạo ra môi trường làm việc khuyến khích sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm dự án và các bên liên quan. Công nhận và thưởng cho những nỗ lực, thành tích của các thành viên là cách làm hiệu quả để duy trì hiệu suất làm việc.

4. Lời kết

Nội dung bài viết trên đây của Beetech Academy đã cùng bạn tìm hiểu về các đầu mục công việc chủ yếu của một PM - Quản lý dự án. Hy vọng qua nội dung này đã giúp bạn hiểu về công việc PM và được trang bị thêm bí quyết để làm việc hiệu quả dưới vai trò của một PM. Đừng quên theo dõi website của Beetech Academy thường xuyên để cập nhật các bài viết hữu ích khác về PM nhé!