Quy trình quản lý dự án công nghệ Nhật Bản cho người mới

Quản lý dự án công nghệ là quá trình làm việc với các bước lập kế hoạch, quản lý  và theo dõi tiến trình dự án trong lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT). Tại các doanh nghiệp IT Nhật Bản, quá trình này đòi hỏi người quản lý cần có tính chính xác cao, đồng thời quy trình làm việc cần phù hợp với nguyên tắc, kỷ luật của người Nhật. Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết quy trình quản lý dự án công nghệ Nhật Bản dành cho người mới bắt đầu tìm hiểu và muốn áp dụng vào thực tiễn.

1. Các bước cơ bản trong quy trình quản lý dự án công nghệ Nhật Bản 

Nhìn chung các bước cơ bản của quy trình quản lý dự án công nghệ Nhật tương đối giống với việc quản lý các dự án tại các quốc gia khác. Tuy nhiên, quy trình quản lý dự án công nghệ Nhật sẽ có đôi chỗ thay đổi để phù hợp với văn hóa doanh nghiệp cũng như đặc thù của lĩnh vực công nghệ. Cụ thể các bước quản lý dự án công nghệ bao gồm: 

1.1 Lập kế hoạch chi tiết và minh bạch

Trong quản lý dự án công nghệ Nhật Bản, việc lập kế hoạch là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Một kế hoạch rõ ràng không chỉ giúp nhóm dự án hiểu rõ mục tiêu mà còn đảm bảo rằng dự án sẽ đi đúng hướng ngay từ đầu.

Quá trình lập kế hoạch thường bắt đầu bằng việc xác định phạm vi dự án. Bao gồm thiết lập các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được và phải có tính khả thi. Tại Nhật Bản, sự chi tiết cũng như tính minh bạch trong lập kế hoạch là yếu tố quyết định thành công của dự án. Mọi nhiệm vụ, trách nhiệm trong từng giai đoạn phải được xác định rõ ràng để tránh thiếu sót, hiểu lầm trong quá trình thực hiện dự án trong tương lai. 

Ứng dụng các công cụ hỗ trợ lập kế hoạch như JIRA, MS Project hay các phần mềm quản lý nội bộ khác để tiến hành theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết. Đồng thời, cần đánh giá kết quả dựa trên biểu đồ nhằm giám sát tiến triển công việc của dự án công nghệ. 

1.2 Quản lý nhóm làm việc hiệu quả

Nhật Bản luôn nổi tiếng với tính độc lập, cá nhân hóa, tuy nhiên trong văn hóa lao động, họ thường áp dụng cách thức làm việc nhóm một cách chặt chẽ. Riêng trong quản lý dự án công nghệ, yếu tố nhóm hay quản lý nhóm làm việc trở thành một phần quan trọng của dự án. 

Trong các dự án công nghệ việc phân chia công việc cũng như phối hợp giữa các thành viên trong nhóm luôn được chú trọng. Vai trò của người quản lý dự án không chỉ điều phối, giám sát tiến độ mà còn là người thúc đẩy tinh thần làm việc, đảm bảo mọi thành viên đều được đóng góp ý kiến, lắng nghe và có cơ hội phát triển bản thân. Văn hóa làm việc của Nhật Bản còn đề cao sự hỗ trợ, cùng nhau vượt qua khó khăn thay vì chỉ trích hay áp đặt. 

Làm việc tại lĩnh vực công nghệ Nhật Bản, bạn sẽ thấy rằng nhân sự ở đây được khuyên nên học hỏi cũng như đổi mới, cải thiện năng suất mỗi ngày. Phương pháp Kaizen – “Cải tiến liên tục” được áp dụng trong quy trình làm việc nhóm tại Nhật Bản. Thay vì chỉ hoàn thành công việc theo kế hoạch ban đầu, Kaizen khuyến khích đội ngũ luôn tìm cách cải thiện quy trình làm việc, điều chỉnh, cải tiến để đạt được kết quả tốt hơn. Từ đó không đơn thuần chỉ tối ưu hóa công việc mà còn thúc đẩy tinh thần làm việc của toàn bộ nhóm. 

1.3 Quản lý thời gian, tiến độ công việc 

Tại Nhật Bản, quản lý thời gian luôn được đánh giá rất cao. Dự án được đánh giá thành công không chỉ bởi thực hiện đúng kế hoạch mà còn đảm bảo thực hiện đúng tiến độ. Người Nhật có thói quen làm việc chính xác, theo dõi sát sao từng bước tiến triển cũng như điều chỉnh ngay khi phát hiện sự chậm trễ.

Trong các dự án công nghệ, yếu tố thời gian được quan tâm để theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng lịch trình. Mỗi thành viên trong đội ngũ thực hiện dự án đều có nhiệm vụ cụ thể, phải hoàn thành đúng hạn, người quản lý sẽ đóng vai trò chủ chốt trong việc thúc đẩy mọi người thực hiện đúng mục tiêu đề ra nhằm giữ cho dự án đi đúng hướng. 

Đặc biệt, định kỳ sẽ có những bản báo cáo đối chiếu công việc thực hiện thực tế với mục tiêu kế hoạch, từ đó xác định lộ trình công việc tiếp theo cũng như có định hướng thay đổi kịp thời nếu có vấn đề phát sinh. Vai trò của người quản lý dự án công nghệ lúc bấy giờ là phải nắm bắt khả năng quản lý test cùng tư duy linh hoạt để xử lý tình huống. 

2. Đặc điểm nổi bật trong quy trình quản lý dự án công nghệ Nhật Bản

Công nghệ thay đổi nhanh chóng do đó nhân sự làm việc trong dự án công nghệ cũng cần phải có tính linh hoạt, đặc biệt là người quản lý. Khi gặp thay đổi bất ngờ như yêu cầu của khách hàng hay biến động về thị trường, các dự án công nghệ tại Nhật thường được điều chỉnh nhanh chóng để đáp ứng yêu cầu mới mà không ảnh hưởng đến chất lượng. Từ đó có thể thấy được, người quản lý dự án công nghệ Nhật chuyên nghiệp phải nắm rõ quy trình phát triển dự án, các nguyên tắc quản lý cơ bản và cách phối hợp chúng linh hoạt, nhuần nhuyễn. 

Chất lượng luôn là ưu tiên hàng đầu trong các dự án công nghệ tại Nhật Bản. Từ khâu lập kế hoạch đến triển khai, mọi yếu tố đều phải đạt chuẩn mực cao nhất. Quản lý chất lượng được thực hiện nghiêm ngặt với các tiêu chuẩn của doanh nghiệp hoặc quốc tế nhằm đảm bảo sản phẩm cuối cùng đạt yêu cầu chất lượng cao. Ngoài ra, việc kiểm soát chất lượng cũng được thực hiện liên tục trong suốt quá trình dự án, từ kiểm tra sản phẩm trung gian đến đánh giá cuối cùng.

Rủi ro là yếu tố không thể tránh khỏi trong mọi dự án. Nhưng riêng với lĩnh vực công nghệ, quản lý rủi ro sẽ dự báo cũng như phòng ngừa những vấn đề có thể xảy ra, đồng thời đưa ra giải pháp ứng phó kịp thời. Các dự án IT tại Nhật Bản thường được đánh giá rủi ro từ giai đoạn lập kế hoạch và có các biện pháp phòng ngừa cụ thể.

Có thể thấy rằng, quy trình quản lý dự án công nghệ Nhật Bản không chỉ mang tính khoa học, kỷ luật mà còn đòi hỏi tính sáng tạo, linh hoạt của cả đội ngũ thực hiện lẫn người quản lý. Đối với người mới bắt đầu, có thể việc hiểu và áp dụng các bước trong quy trình làm việc chuẩn Nhật sẽ có khó khăn, vì thế hãy tham gia khóa học PM for Beginner tại Beetech Academy để hiểu sâu hơn về quy trình quản lý dự án công nghệ tại Nhật. Khóa học sẽ cung cấp kiến thức lẫn kỹ năng lãnh đạo, tổ chức cũng như giải quyết vấn đề cần thiết cho quản lý dự án. Hãy tham gia khóa học và trở thành người quản lý chuyên nghiệp ngay hôm nay!