Những khó khăn trong quản lý dự án công nghệ Nhật là gì?

Quản lý dự án công nghệ đã không dễ dàng, quản lý dự án trong môi trường làm việc Nhật Bản lại còn có nhiều khó khăn hơn do sự khác biệt về văn hóa làm việc độc đáo của người Nhật. Nhật Bản luôn nổi tiếng với những chuẩn mực khắt khe trong công việc, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ, nơi mà chất lượng được đặt lên hàng đầu. Điều này đặt ra nhiều thách thức cho các nhà quản lý dự án khi phải cân bằng giữa chất lượng, tiến độ và sự hài lòng của khách hàng. Trong bài viết này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những khó khăn cụ thể mà người quản lý dự án công nghệ Nhật phải đối mặt. 

1. Những thách thức của người quản lý dự án công nghệ Nhật trong văn hóa làm việc 

Mỗi một quốc gia lại có văn hóa làm việc riêng biệt, do đó, khi bạn bắt đầu tiếp cận, chuyển đổi công việc sang bất kỳ nước nào thì khác biệt về văn hóa công sở là bước cản đầu tiên. 

1.1 Văn hóa “hoàn hảo tuyệt đối”

Người Nhật thường nổi tiếng với tính cầu toàn, điều này thể hiện rõ trong quá trình làm việc, đặc biệt là trong quản lý dự án công nghệ. Tất cả các chi tiết đều được yêu cầu phải hoàn hảo, không có chỗ cho bất kỳ sai sót nào kể cả những lỗi nhỏ nhất. Vì thế mà tiến độ quản lý dự án công nghệ Nhật có thể trở nên phức tạp hơn, khi mỗi giai đoạn đều phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi chuyển sang bước tiếp theo. Sự tập trung vào từng chi tiết nhỏ đôi khi làm mất đi tính linh hoạt, gây khó khăn cho việc hoàn thành dự án theo đúng thời hạn đề ra. 

1.2 Công việc theo quy trình cứng nhắc

Quy trình làm việc của đại đa số doanh nghiệp Nhật cực kỳ chi tiết và tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn. Mặc dù điều này sẽ đảm bảo đầu ra sản phẩm, dịch vụ được chất lượng nhưng lại khiến quy trình làm việc cứng nhắc, kéo dài thời gian hơn. Đặc biệt đối với lĩnh vực công nghệ, khi gặp các thay đổi nhanh chóng của nhu cầu thị trường hoặc yêu cầu từ khách hàng, đội ngũ quản lý dự án thường gặp khó khăn trong việc phản ứng nhanh chóng, gần như phải rà soát lại từng công đoạn một, dẫn đến tình trạng chậm trễ. 

Quy trình kéo dài nên thời gian tăng ca khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp Nhật. Nhưng đôi khi việc tăng ca không tăng hiệu suất mà còn phản ánh hiệu suất làm việc giảm, khi nhân viên phải đối mặt với tình trạng mệt mỏi kéo dài, mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Với những dự án công nghệ yêu cầu tiến độ gấp rút, làm cách nào để đảm bảo nhân viên đủ thời gian nghỉ ngơi, thoải mái nhằm làm việc hiệu quả là một thách thức không nhỏ. 

2. Khó khăn trong giao tiếp nội bộ và ứng xử

Trong các dự án công nghệ có sự tham gia của các bên đối tác quốc tế, sự khác biệt về ngôn ngữ và văn hóa là một trong những trở ngại lớn. Người Nhật thường sử dụng tiếng Nhật trong giao tiếp nội bộ, trong khi đối tác quốc tế có thể sử dụng tiếng Anh hoặc các ngôn ngữ khác. Ngoài ra, nếu bạn là người ngoại quốc làm việc trong môi trường doanh nghiệp Nhật, sự hạn chế về tiếng trong công việc cũng sẽ gây ra cản trở nhất định trong giao tiếp, thực hiện công việc. Đó cũng là nguyên nhân mà nhiều khóa đào tạo quản lý dự án công nghệ Nhật lại yêu cầu học viên có tối thiểu trình độ N3 JLPT. Sự khác biệt về ngôn ngữ giữa nội bộ với nhau và giữa doanh nghiệp với khách hàng đều có thể dẫn đến việc truyền đạt thông tin không chính xác, gây hiểu nhầm. 

Văn hóa Nhật Bản coi trọng sự hài hòa, tránh xung đột nhưng đôi khi chính điều này lại khiến cho việc trao đổi thông tin trở nên không hoàn toàn minh bạch. Những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án đôi khi không được nêu ra một cách rõ ràng vì lo ngại ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các bên. Chúng khiến cho đội ngũ quản lý gặp khó khăn trong việc nắm bắt vấn đề để đưa ra giải pháp nhanh chóng, hiệu quả nhằm khắc phục vấn đề. 

3. Quản lý rủi ro trong dự án công nghệ Nhật

Thực hiện bất kỳ dự án nào cũng sẽ có nhiều rủi ro tiềm ẩn, với dự án công nghệ dường như những rủi ro ấy còn đến từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Trong đó, các vấn đề từ khách hàng và đặc thù thay đổi của công nghệ là hai trong số những rủi ro ảnh hưởng đến dự án làm nhiều nhà quản lý phải đau đầu. 

Yêu cầu của khách hàng luôn có thể thay đổi theo thời gian, đặc biệt là trong những dự án công nghệ kéo dài. Từ đó đặt ra một thách thức lớn cho các nhà quản lý dự án khi phải điều chỉnh kế hoạch đã thiết lập hay thuyết phục khách hàng, tư vấn hướng đi với sự thống nhất chung giữa các bên. Các thay đổi không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ mà còn làm phát sinh chi phí hoặc thậm chí thay đổi hoàn toàn cách tiếp cận ban đầu. 

Nhật Bản là quốc gia tiên phong trong nhiều công nghệ hiện đại nhưng việc áp dụng công nghệ mới vào thực tiễn không phải lúc nào cũng thuận lợi. Đội ngũ nhân viên, nhất là người quản lý phải đối mặt với việc học hỏi và thích nghi nhanh chóng, đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng công việc. Đây là một áp lực lớn cũng là rủi ro nếu không có chiến lược đào tạo phù hợp. 

4. Khó khăn trong phân bổ tài nguyên và nhân lực

Nhu cầu nhân lực công nghệ thông tin tại Nhật Bản luôn rất lớn nhưng việc tìm kiếm được những chuyên gia có kỹ năng phù hợp là điều không dễ dàng. Thiếu hụt nhân lực làm cho việc phân bổ nguồn lực trở nên khó khăn, ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành các giai đoạn quan trọng của dự án. Mỗi một người lại có thế mạnh riêng, mỗi một dự án lại có sự yêu cầu khác nhau ở trình độ nhân lực, việc của người quản lý là phải nắm vững trách nhiệm, thế mạnh của từ đội ngũ mà có sự phân bổ, quản lý nhân lực phù hợp. 

Với các dự án có sự tham gia của đội ngũ đa quốc gia, sự khác biệt về kỹ năng, kinh nghiệm và phong cách làm việc có thể làm tăng tính phức tạp trong việc phân công nhiệm vụ. Điều này đòi hỏi người quản lý phải có khả năng điều phối tốt, đảm bảo mọi người làm việc hiệu quả, mặc dù có sự khác biệt lớn về bối cảnh và phong cách làm việc.

Quản lý dự án công nghệ Nhật đòi hỏi khả năng đối mặt với nhiều khó khăn, để thành công và trở thành một nhà quản lý chuyên nghiệp đòi hỏi người quản lý phải không ngừng trau dồi kiến thức lẫn kỹ năng để đáp ứng nhu cầu của thời đại số thay đổi nhanh chóng. Tham gia khóa đào tạo quản lý dự án công nghệ theo tiêu chuẩn Nhật Bản tại Beetech Academy có thể giúp bạn bổ sung những kiến thức cần thiết để khắc phục khó khăn trên, trở thành một người quản lý hiệu quả, chất lượng, cơ hội thăng tiến trong công việc cao hơn.