Kinh nghiệm điều hành dự án IT Nhật của PM nhiều kinh nghiệm

Mỗi một quốc gia lại có tiêu chuẩn quản lý dự án riêng biệt, với Nhật Bản các tiêu chí ấy lại còn khắt khe hơn hết. Những tiêu chuẩn cao về chất lượng hay sự nghiêm ngặt trong từng giai đoạn thực hiện có thể làm cho những người quản lý mới cảm thấy khó khăn. Bài viết sẽ mang đến cho bạn những kinh nghiệm điều hành dự án IT Nhật Bản từ các PM – Project Manager lâu năm trong nghề, từ đó cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về cách thức quản lý, xử lý tình huống hay giao tiếp để đạt được hiệu quả tối ưu. 

1. Đặc điểm của dự án IT Nhật bản 

Trước hết, muốn quản lý tốt dự án IT theo chuẩn Nhật Bản, người quản lý cần phải hiểu rõ đặc điểm của các dự án công nghệ này. Theo đó, có những điểm thường gặp dưới đây mà bạn có thể lưu tâm để có thể điều chỉnh cách thức quản lý phù hợp nhất. 

1.1 Tính kỷ luật cao trong quản lý và phát triển phần mềm

Nhật Bản được biết đến với nền văn hóa làm việc kỷ luật, điều này cũng được phản ánh rõ trong việc quản lý dự án IT. Tại đây, các quy trình, tiêu chuẩn quản lý chất lượng như ISO hay CMMI thường được áp dụng nghiêm túc cùng những tiêu chuẩn riêng của Nhật Bản. 

Bên cạnh việc tuân thủ các quy chuẩn, dự án IT Nhật bản còn đặc biệt chú trọng vào chi tiết với từng giai đoạn phát triển được lên kế hoạch cụ thể. Nhờ thế mà có thể đảm bảo tiến độ thực hiện, chất lượng sản phẩm luôn đạt mức cao, hạn chế tối đa việc phát sinh lỗi trong quá trình phát triển, bảo trì. Tuy nhiên, điều này đôi khi lại gây chậm trễ khi phát sinh lỗi, bởi vì cần phải đánh giá lại từng giai đoạn một, thiếu đi tính linh hoạt. 

1.2. Yêu cầu khắt khe về bảo mật và chất lượng sản phẩm

Đối với các công ty IT Nhật, bảo mật thông tin không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn là yếu tố mang tính chiến lược. Các dự án thường yêu cầu áp dụng các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt để bảo vệ dữ liệu người dùng và thông tin doanh nghiệp. Quá trình kiểm thử, kiểm tra được thực hiện liên tục, kỹ lưỡng, đôi khi có sự tham gia của các đội kiểm thử độc lập nhằm đảm bảo tính khách quan. 

Chất lượng sản phẩm không chỉ hướng đến việc đáp ứng tiêu chuẩn mà còn phải hoàn hảo ở các mặt. Quy trình kiểm thử vì thế mà không phải chỉ đơn giản là kiểm tra chức năng mà còn kiểm thử hiệu năng, bảo mật và khả năng tương thích. Nhờ đó mà sản phẩm phần mềm của Nhật Bản thường được đánh giá cao về độ ổn định, ít phát sinh lỗi sau khi ra mắt. 

1.3. Văn hóa làm việc theo nhóm cùng tinh thần trách nhiệm cá nhân cao

Trong môi trường làm việc IT Nhật Bản, làm việc nhóm được đánh giá cao với sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong dự án. Các công ty thường tổ chức các buổi họp định kỳ cho phép các nhóm làm việc trao đổi thông tin cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh. 

Bên cạnh đó, việc đánh giá hiệu suất cá nhân cũng đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển đội ngũ. Nhân viên được khuyến khích tham gia các chương trình đào tạo liên tục để nâng cao kỹ năng chuyên môn và phát triển tư duy làm việc tích cực.

2. Cách thức điều hành dự án IT Nhật được chia sẻ từ PM nhiều kinh nghiệm

Với những đặc điểm trên, cách thức điều hành dự án IT Nhật cũng có những điểm khác biệt hơn. Kinh nghiệm được chia sẻ bởi các PM lâu năm trong ngành cho thấy những điều mà người mới nên lưu ý như sau: 

2.1. Phối hợp giữa nhiều phương pháp quản lý 

Các PM tại Nhật thường linh hoạt kết hợp giữa các phương pháp quản lý truyền thống của Nhật như Kaizen với các phương pháp quốc tế hiện đại như Agile và Scrum. Trong đó, Kaizen giúp tối ưu hóa quy trình thông qua việc cải tiến liên tục, loại bỏ những lãng phí không cần thiết. Agile và Scrum ngược lại, nhấn mạnh vào tính linh hoạt cùng khả năng thay đổi nhanh chóng để phù hợp với thời đại hay yêu cầu mới từ khách hàng. 

Việc tích hợp các phương pháp này cho phép quá trình quản lý trở nên hiệu quả hơn, đáp ứng yêu cầu đặc thù của từng dự án. Chẳng hạn, với những dự án yêu cầu phát triển nhanh, thường xuyên thay đổi tính năng thì Agile và Scrum có thể được áp dụng linh hoạt, trong khi Kaizen vẫn giữ vai trò trong việc cải thiện quy trình tổng thể. 

2.2. Linh hoạt trong xử lý tình huống, quản lý vấn đề, quản lý rủi ro

Trong quá trình điều hành dự án IT Nhật, người quản lý luôn chuẩn bị các phương án đối phó với các tình huống bất ngờ. Khả năng xử lý tình huống linh hoạt cho phép họ đưa ra quyết định nhanh chóng mà vẫn đảm bảo lợi ích tối đa cho dự án. 

Một số công cụ phân tích như SWOT hay FMEA thường được sử dụng để đánh giá rủi ro, phát hiện sớm vấn đề tiềm ẩn, phân tích mức độ ảnh hưởng và cuối cùng là đưa ra các biện pháp phòng ngừa. 

2.3. Cách thức giao tiếp hiệu quả với đội ngũ liên quan

Người quản lý là cầu nối cho các bên liên quan của dự án, phối hợp giữa đội ngũ thực hiện và đối tác liên quan. Người quản lý phải xây dựng cho mình kỹ năng giao tiếp hài hòa các bên, “nhu – cương” khi cần thiết để điều phối hoạt động dự án đúng hướng nhưng vẫn giữ tinh thần tích cực cho đối phương. 

Các PM cũng phải kịp thời cập nhật thông tin cho các bên thông qua phần mềm quản lý, cuộc họp giúp các thành viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình và nắm bắt được tiến độ tổng thể. Đối với các dự án quốc tế, việc quản lý giao tiếp còn đòi hỏi PM phải hiểu biết về sự khác biệt văn hóa và ngôn ngữ, từ đó đưa ra phương pháp giao tiếp phù hợp.

2.4. Ứng dụng công nghệ và công cụ quản lý dự án hiện đại

Các PM tại Nhật thường sử dụng các phần mềm quản lý dự án như Jira, Trello hoặc Asana để theo dõi và điều phối công việc. Các công cụ đóng vai trò quản lý tiến độ, phân bổ nguồn lực và xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh. Ngoài ra, công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI) và phân tích dữ liệu lớn (Big Data) cũng được ứng dụng để hỗ trợ dự đoán rủi ro, đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu. Ứng dụng các công nghệ này giúp dự án đạt được sự chính xác cao hơn, giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện.

3. Tham gia khóa học quản lý dự án công nghệ để trau dồi kiến thức 

Có thể thấy rằng để điều hành dự án IT Nhật đòi hỏi người quản lý phải hiểu rõ nhiều kỹ năng, kiến thức khác nhau, rèn luyện tính linh hoạt, tập trung trong xử lý vấn đề. Tham gia các khóa học PM quản lý dự án tại Beetech Academy để được đào tạo những kỹ năng cần thiết, xử lý tốt các thách thức trong dự án IT Nhật. 

Khóa học sẽ cung cấp cho học viên những kiến thức quản lý hiện đại, mới nhất, cập nhật liên tục theo xu thế mới. Hỗ trợ phát triển các kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp, nhất là giao tiếp tiếng Nhật. Đây sẽ là bước chuẩn bị vững chắc cho sự nghiệp quản lý dự án IT tại các công ty Nhật trong hoặc ngoài nước. 

Beetech Academy mang lại cơ hội học hỏi trực tiếp từ những chuyên gia đã và đang làm việc trong các dự án IT tại Nhật Bản. Những kinh nghiệm cùng bài học thực tế giúp học viên không chỉ hiểu rõ lý thuyết mà còn biết cách áp dụng vào công việc hàng ngày.

Việc điều hành dự án IT Nhật đòi hỏi sự kết hợp giữa nhiều yếu tố, từ tính kỷ luật cao, linh hoạt trong xử lý tình huống đến sử dụng công nghệ hiện đại. Để nâng cao năng lực, tham gia khóa học quản lý dự án tại Beetech Academy là lựa chọn sáng suốt giúp chuẩn bị hành trang cho sự nghiệp quản lý dự án công nghệ thông tin.