Đâu là những kiến thức quản lý dự án IT - PM cần biết

Trong thời đại công nghệ phát triển nhanh chóng, việc nắm vững kiến thức quản lý dự án IT trong doanh nghiệp Nhật Bản là điều cần thiết cho những ai muốn thành công trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Để trở thành một người quản lý dự án giỏi, không chỉ cần hiểu biết về quy trình làm việc mà còn phải trang bị kiến thức về kỹ thuật, quản lý nhân sự và kỹ năng giải quyết vấn đề. Để biết thêm về những kiến thức này, hãy cùng Beetech Academy tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!

1. TOP 5 kiến thức quản lý dự án IT cơ bản 

1.1. Kiến thức về quy trình phát triển phần mềm (SDLC)

Trong dự án IT của doanh nghiệp Nhật, việc phát triển phần mềm được chia thành nhiều giai đoạn, gọi là vòng đời phát triển phần mềm (SDLC). Mỗi giai đoạn như (phân tích, lên kế hoạch/thiết kế, lập trình web, chạy thử app, triển khai phần mềm), cần được lên kế hoạch cẩn thận, tỉ mỉ để đảm bảo phần mềm chạy tốt và không gặp lỗi. 

Chẳng hạn như, một công ty phần mềm Nhật Bản đang phát triển app quản lý khách hàng cho chuỗi cafe lớn. Khi đến giai đoạn kiểm thử, đội quản lý phát hiện phần mềm không tương thích với hệ điều hành của ngân hàng. Dù đã qua giai đoạn lập trình, đội ngũ kỹ thuật viên vẫn phải quay lại chỉnh sửa. Vì công ty hoạt động theo mô hình Waterfall, điều này làm dự án chậm tiến độ đáng kể. 

1.2. Phương pháp quản lý dự án 

Có 2 phương pháp phổ biến trong kiến thức quản lý dự án IT là Waterfall và Agile. 

• Waterfall có nghĩa là làm các bước theo thứ tự từ đầu đến cuối, không quay lại bước trước khi đã hoàn thành. 

• Agile linh hoạt hơn so với Waterfall, bởi phương pháp này có thể thay đổi kế hoạch giữa chừng nếu có gì sai sót. Các công ty IT Nhật thường dùng Scrum hoặc Kanban, những cách cụ thể của Agile, để giúp nhóm làm việc nhanh và hiệu quả hơn. 

Chẳng hạn, một công ty phát triển trò chơi điện tử tại Osaka áp dụng Scrum (một phần của Agile). Mỗi tuần, người quản lý dự án tổ chức các cuộc họp sprint để rà soát tiến độ và thay đổi kế hoạch nếu cần. Khi nhận phản hồi từ người dùng về giao diện (có thể là khó sử dụng, không thể thao tác được, ứng dụng hay giật lag,...), nhóm sẽ nhanh chóng thay đổi thiết kế mà không cần chờ đến cuối dự án. 

1.3. Kỹ năng quản lý rủi ro

Quản lý dự án IT không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Rủi ro như trễ deadline hoặc lỗi phần mềm vẫn có thể xảy ra, ngay cả khi đó là một doanh nghiệp lớn. Kỹ năng quản lý rủi ro giúp bạn dự đoán trước những vấn đề này và tìm cách xử lý kịp thời. Chẳng hạn, dự án phát triển hệ thống quản lý dữ liệu cho công ty điện tử lớn tại Nhật đối mặt với nguy cơ trễ hạn do thiếu hụt nhân lực. Quản lý dự án đã nhanh chóng tìm cách thuê thêm nhân viên thời vụ từ công ty đối tác để đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ. 

1.4. Quản lý thời gian và tiến độ dự án

Một phần quan trọng của quản lý dự án là lên kế hoạch và theo dõi tiến độ để đảm bảo dự án không bị trễ. Các công cụ như Gantt Chart hay phần mềm như Jira giúp quản lý công việc dễ dàng hơn, để bạn biết rõ từng bước làm đến đâu rồi. 

Chẳng hạn, trong dự án phát triển ứng dụng di động cho doanh nghiệp Nhật, đội quản lý dự án đã sử dụng Jira để phân chia công việc và theo dõi tiến độ. Mỗi thành viên sẽ được người quản lý phân công giao việc cụ thể và kiểm tra tiến độ hàng ngày, nhờ đó đảm bảo ứng dụng ra mắt đúng thời hạn trước sự kiện lớn của công ty. 

1.5. Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm

Trong dự án IT doanh nghiệp Nhật, bạn không thể tự mình thực hiện các công đoạn. Do đó, bạn cần hợp tác với nhiều người, từ lập trình viên, kiểm thử viên đến khách hàng, đối tác. Kỹ năng giao tiếp tốt giúp bạn truyền đạt ý tưởng rõ ràng và làm việc hiệu quả hơn.

>>> Đọc thêm: Bật mí lộ trình đào tạo quản lý dự án cho những ai muốn “phất lên” trong sự nghiệp

2. Cách nâng cao kiến thức quản lý dự án IT

2.1. Thực hành qua các dự án nhỏ

Thường xuyên thực hành sẽ giúp bạn dễ dàng ghi nhớ và ứng dụng kiến thức quản lý dự án IT doanh nghiệp Nhật vào công việc thực tiễn. Nếu bạn có cơ hội, hãy bắt đầu quản lý những dự án nhỏ hoặc tham gia vào một nhóm dự án IT. Điều này sẽ giúp bạn làm quen với các công cụ, phần mềm, quy trình và cách phối hợp nhóm trong dự án thực tế. 

Chẳng hạn, bạn có thể tham gia vào dự án mã nguồn mở hoặc tự lập kế hoạch và quản lý dự án phát triển ứng dụng nhỏ với bạn bè để rèn luyện kỹ năng quảnlý dự án. Thông qua những klinh nghiệm này bạn sẽ có cho mình những phản xạ nhanh chóng, kịp thời phục vụ cho các dự án thực tế sau này.

2.2. Tìm người hướng dẫn hoặc mentor

Để tiến bộ nhanh hơn, bạn cần tìm mentor (người hướng dẫn) có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý dự án IT doanh nghiệp Nhật. “Người thầy" này sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý các tình huống phức tạp, chia sẻ những kinh nghiệm thực tế, giúp bạn tránh những sai lầm mà người mới thường mắc phải.

Thông thường, sau khi tham gia khóa học quản lý dự án IT Nhật Bản bạn sẽ được tham gia một số buổi thực tập trực tiếp tại các doanh nghiệp Nhật để học hỏi và quan sát những nhân viên quản lý dự án thực tế làm việc và điều hành một dự án ra sao, xử lý lỗi phát sinh thế nào. Điều này không chỉ là kiến thức mà còn là kinh nghiệm cực kỳ bổ ích cho hành trình sự nghiệp của bạn trong tương lai.

2.3. Tham gia các khóa học PM trực tuyến

Học PM trực tuyến là phương pháp cải thiện kiến thức quản lý dự án IT nhanh và tiện lợi. Bạn có thể tìm thấy nhiều khóa học về quản lý dự án IT doanh nghiệp Nhật trên các nền tảng như Udemy, Coursera hay Beetech Academy,... 

Những khóa học này giúp bạn học theo lộ trình rõ ràng và nắm vững các kiến thức cơ bản đến nâng cao. Ngoài ra, bạn có thể học bất cứ lúc nào, phù hợp với lịch học và lịch làm việc của mình. Ngoài ra, việc học online cũng giúp học viên tối ưu chi phí, dễ dàng xem lại kiến thức khi cần thiết và có nhiều thời gian ôn luyện thêm nếu cần.

Mẹo nhỏ: Hãy chọn các khoá học có phần thực hành hoặc case study để hiểu rõ hơn cách áp dụng lý thuyết vào thực tế bạn nha! 

3. Lời kết

Việc trau dồi kiến thức quản lý dự án IT sẽ giúp bạn nâng cao khả năng lãnh đạo và xử lý tình huống hiệu quả hơn trong các dự án công nghệ. Không ngừng học hỏi và thực hành sẽ giúp bạn tự tin hơn khi đối mặt với các thách thức, khó khăn trong ngành IT đầy cạnh tranh này. Hãy cùng Beetech Academy cập nhật thêm các kiến thức mới trong các bài viết tiếp theo nhé!