Việc làm quản lý dự án IT bao gồm những vai trò quan trọng gì?

Việc làm quản lý dự án IT doanh nghiệp Nhật không chỉ đơn thuần là việc giám sát tiến độ dự án mà còn bao gồm nhiều vai trò quan trọng khác để đảm bảo sự thành công của dự án. Vậy, những vai trò cụ thể của người quản lý dự án IT là gì? Hãy cùng Beetech Academy tìm hiểu chi tiết qua bài viết này. 

1. Lập kế hoạch dự án

Việc làm quản lý dự án IT đầu tiên và quan trọng nhất phải kể đến đó là lập kế hoạch cho dự án. Điều này bao gồm việc xác định mục tiêu, phạm vi dự án, nguồn lực cần thiết, thời gian thực hiện và ngân sách. Người quản lý dự án phải xác định rõ ràng những gì cần phải hoàn thành và làm thế nào để đạt được điều đó. Việc lập kế hoạch chi tiết không chỉ giúp cả nhóm có cái nhìn tổng quan toàn bộ dự án, hiểu được các bước cần thực hiện, biết công việc của mình bị ảnh hưởng bởi người nào, từ đó đảm bảo mọi người đều có cùng một hướng đi. 

>>> Đọc thêm: Mức lương của nghề quản lý dự án IT Nhật Bản là bao nhiêu?

Trong quá trình lập kế hoạch, người quản lý dự án IT doanh nghiệp Nhật cần cân nhắc nhiều yếu tố như thời hạn để hoàn thành các giai đoạn, phân bổ nguồn lực hợp lý và dùng những công nghệ/phần mềm/ứng dụng trong dự án. Người quản lý phải đưa ra các quyết định quan trọng như xác định phương pháp quản lý dự án phù hợp nhất hay chọn công nghệ thích hợp, thiết lập các cột mốc quan trọng để theo dõi tiến độ. 

2. Phân bố và quản lý nguồn lực

Dự án IT cho doanh nghiệp Nhật cần khá nhiều nguồn lực, trong đó gồm có nhân lực, tài chính và công nghệ. Người quản lý dự án phải đảm bảo rằng tất cả các nguồn lực này được phân bổ một cách hiệu quả. Họ cần xác định ai sẽ làm việc gì và cần những công cụ hoặc phần mềm nào để hoàn thành công việc. 

Quản lý nguồn lực cũng liên quan đến việc giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự như xác định nhu cầu tuyển dụng, quản lý hiệu suất làm việc và duy trì động lực cho nhóm. Người quản lý dự án phải nắm được năng lực của từng người trong nhóm, hiểu được họ sẽ làm tốt được những việc gì trong tổng thể dự án, để từ đó giao đúng nhiệm vụ cũng như giúp ngân sách dự án được dùng đúng cách, hợp lý nhất. 

Phân bố và quản lý nguồn lực là công việc mà người quản lý IT cần nắm rõ

3. Quản lý rủi ro và xử lý vấn đề

Trong bất kỳ dự án IT nào, rủi ro và vấn đề phát sinh là điều không thể tránh khỏi. Người đảm nhận việc làm quản lý dự án IT phải có tầm “nhìn xa trông rộng", có khả năng nhận diện và phán đoán trước những rủi ro có thể xảy ra, từ đó đưa ra kế hoạch dự phòng (kế hoạch B - khác với kế hoạch A đang triển khai), mục đích là để giảm thiểu những thất thoát thiệt hại cho dự án. 

Công việc này yêu cầu người quản lý phải theo dõi tiến độ chung, các yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng của dự án, nắm bắt yêu cầu thay đổi của khách hàng, nắm được lỗi kỹ thuật hoặc thiếu hụt nguồn lực. 

Khi các vấn đề phát sinh, người quản lý dự án phải nhanh chóng đưa ra các giải pháp để xử lý. Cần đảm bảo có kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo dự án không bị gián đoạn. Quản lý rủi ro hiệu quả sẽ giúp dự án mặc dù có gặp sự cố nhưng kết quả cuối cùng vẫn đúng với mục tiêu đề ra ban đầu.

>>> Tham khảo thêm: Tất tần tật những điều cần biết về khóa học quản lý dự án IT Nhật Bản

4. Theo dõi và báo cáo tiến độ dự án

Để báo cáo cho doanh nghiệp Nhật, người quản lý cần đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều đang làm việc hiệu quả, đúng tiến độ và mục tiêu chung của dự án. Để làm được điều này, người quản lý dự án IT doanh nghiệp Nhật cần biết cách sử dụng ứng dụng/phần mềm để theo dõi tiến độ làm việc của cả nhóm, nhằm bảo đảm dự án vẫn theo đúng mục tiêu, nếu “chệch khỏi quỹ đạo", người quản lý cần kịp thời điều chỉnh khi cần. 

Báo cáo tiến độ dự án là công việc vô cùng quan trọng, đòi hỏi người quản lý phải có khả năng tổng hợp tổng quát dự án, biết cách giao tiếp, trình bày thông tin với khách hàng, nhà quản lý cấp cao; cũng như thông báo lại tình hình, kế hoạch cho các thành viên trong nhóm. Việc này không chỉ giúp đảm bảo sự minh bạch trong dự án mà còn giúp người quản lý nhận được phản hồi và điều chỉnh kế hoạch nếu cần từ cấp trên. 

Việc làm quản lý dự án IT là theo dõi và báo cáo tiến độ dự án

5. Lời kết

Trên đây là tổng hợp 4+ việc làm quản lý dự án IT doanh nghiệp Nhật mà nhất định bạn nên biết. Hy vọng với những chia sẻ trên, Beetech Academy đã giúp bạn nắm được cụ thể những đầu việc mà vị trí công việc này đảm nhận. Đừng quên theo dõi thêm những bài viết khác của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích, thú vị khác về ngành nghề đang HOT này bạn nha!