Vai trò của quản lý dự án IT trong công ty Nhật Bản

Làm việc trong doanh nghiệp IT Nhật Bản là cơ hội cũng là thách thức với bất cứ nhân sự nào bởi tính kỷ luật, sự chuyên nghiệp trong mọi tình huống. Trong bài viết này, hãy cùng Beetech Academy tìm hiểu vai trò của quản lý dự án IT trong công ty Nhật Bản bao gồm những gì nhé.

1. Lập kế hoạch và quản lý dự án

Vai trò đầu tiên và quan trọng nhất với một PMO đó là quản lý dự án và lập kế hoạch cho 1 dự án IT, bao gồm các công việc như xác định mục tiêu và phạm vi dự án, lên kế hoạch chi tiết đảm bảo các hạng mục cần có như lịch trình, ngân sách, tài nguyên và phân công công việc cho mỗi cá nhân. Bên cạnh đó, người quản lý dự án cần đảm bảo rằng dự án tiến triển đúng kế hoạch và đạt được mục tiêu đã đề ra.

2. Quản lý rủi ro

Một vai trò quan trọng của quản lý dự án là định danh, đánh giá và quản lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án. Trong môi trường làm việc Nhật Bản, việc quản lý rủi ro được coi là rất quan trọng để giảm thiểu tối đa tác động đến chất lượng dự án. Bên cạnh đó, PMO cũng cần xác định các biện pháp phòng ngừa, chuẩn bị kế hoạch phản ứng và xây dựng các kế hoạch khắc phục nếu rủi ro xảy ra. Điều này là một trong những yếu tố giúp dự án duy trì được sự linh hoạt và khả năng thích nghi khi môi trường thay đổi.

3. Giao tiếp

Quản lý dự án IT cần phải liên lạc và giao tiếp hiệu quả với các bộ phận khác nhau trong công ty và khách hàng, bao gồm các nhóm phát triển, quản lý cấp cao và các bộ phận kinh doanh khác. Có khả năng xây dựng một môi trường làm việc tích cực và động viên thành viên nhóm để đạt được mục tiêu chung. Quản lý dự án IT cần thường xuyên tương tác với khách hàng hoặc bên mua để đảm bảo rằng dự án đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của họ.

4. Quản lý tài nguyên

Một trong những vai trò của quản lý dự án không thể không kể đến đó là quản lý tài nguyên. Điều này bao gồm quản lý và phân phối tài nguyên như nhân sự, thiết bị và ngân sách dự án, PMO cần có khả năng phát hiện và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Họ cũng cần phải có khả năng điều chỉnh kế hoạch dự án khi cần thiết để phản ứng với các thay đổi này.Trong môi trường doanh nghiệp IT Nhật Bản, việc tối ưu hóa tài nguyên là một phần quan trọng của việc quản lý dự án.

Ngoài ra, là một PMO chuyên nghiệp, bạn cũng cần có kỹ năng quản lý các vấn đề phát sinh, quản lý quy trình review, test sản phẩm theo kế hoạch đã đề ra từ trước đó, nhằm mục đích cuối cùng là tạo ra sản phẩm chất lượng, đáp ứng nhu cầu và yêu cầu của khách hàng.

5. Kiểm soát chất lượng

Quản lý dự án IT cần đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng đề ra, bao gồm việc thực hiện kiểm tra và đánh giá thường xuyên để đảm bảo chất lượng dự án. Việc kiểm soát chất lượng cũng cần đảm bảo tuân theo những quy trình, quy định rõ ràng với sự trợ giúp của biểu đồ kiểm tra, biểu đồ điều khiển, phương pháp kiểm tra mẫu, kiểm tra ngẫu nhiên, và nhiều công cụ khác.

6. Đào tạo đội nhóm

Vai trò của quản lý dự án trong dự án công nghệ Nhật Bản cuối cùng đó là đào tạo và hướng dẫn các thành viên trong nhóm, để đảm bảo công việc được phân chia đồng đều trong team, các thành viên có thể góp ý và hỗ trợ những người còn lại khi cần. Điều này sẽ trực tiếp phản ánh chất lượng và tiến độ của sản phẩm đã tạo ra.

Những vai trò của quản lý dự án IT trong công ty Nhật Bản như đã nêu ở trên thường đòi hỏi kiến thức chuyên môn cao, sự kiên nhẫn, linh hoạt và kỹ năng giao tiếp hiệu quả, tất cả đều là những kỹ năng được đánh giá cao trong môi trường làm việc tại các doanh nghiệp Nhật Bản. Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Hãy theo dõi thêm các bài viết khác tại đây nhé.