Những bài học hữu ích khi tham gia lớp quản lý dự án công nghệ cho người mới

Khi công nghệ không ngừng phát triển và yêu cầu từ thị trường ngày càng khắt khe, việc đúc kết và trau dồi các bài học quan trọng khi quản lý dự án công nghệ cho người mới trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Trong bài viết này, Beetech Academy sẽ chia sẻ những bài học và ví dụ thực tiễn, giúp bạn vượt qua những khó khăn ban đầu và làm chủ công việc quản lý dự án IT Nhật Bản một cách hiệu quả, cùng theo dõi nhé!

1. Hiểu rõ mục tiêu dự án

Khi bắt đầu dự án công nghệ, việc đầu tiên và quan trọng nhất là hiểu rõ mục tiêu của dự án. Mục tiêu cần phải cụ thể, rõ ràng, quan trọng là có thể đo lường được để đảm bảo hiệu suất cuối cùng. Bạn nên xác định các mục tiêu chính của dự án và đảm bảo tất cả các bên liên quan đều đồng thuận với những mục tiêu này. 

Hiểu rõ mục tiêu dự án không chỉ giúp bạn lập kế hoạch chính xác mà còn giúp điều chỉnh và thực hiện dự án theo đúng hướng. Bằng cách này, bạn sẽ đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng và các bên liên quan. Để thực hiện được điều này, bạn cần vận dụng kiến thức, kinh nghiệm của bản thân trong quá trình học tập và làm việc thực tế. Bởi không có phương pháp nào giúp bạn ghi nhớ lâu bằng cách tự mình triển khai và thực hiện.

Ví dụ: 

Giả sử bạn được giao nhiệm vụ quản lý dự án phát triển ứng dụng di động cho một công ty Nhật Bản. Mục tiêu của dự án là tạo ra một ứng dụng cho phép người dùng đặt món ăn từ các nhà hàng địa phương và nhận giao hàng tận nơi trong vòng 30 phút. Để bắt đầu, bạn cần xác định rõ các mục tiêu cụ thể của dự án. Chẳng hạn, giao diện người dùng thân thiện, tốc độ xử lý đơn hàng và tích hợp hệ thống thanh toán an toàn,... Hiểu rõ những mục tiêu này giúp bạn xây dựng kế hoạch chi tiết và đảm bảo mọi người trong đội ngũ đều nắm rõ mục tiêu cuối cùng. 

2. Xây dựng và duy trì kế hoạch dự án hiệu quả

Kế hoạch dự án càng được lập rõ ràng và chi tiết càng đảm bảo được sự thành công của dự án. Kế hoạch dự án nên bao gồm các bước thực hiện, thời gian hoàn thành, nguồn lực cần thiết và các chỉ tiêu đo lường hiệu suất. Ngoài việc lập kế hoạch chi tiết, bạn cũng cần duy trì việc theo dõi và cập nhật thường xuyên kế hoạch dự án. Sử dụng các công cụ quản lý dự án như phần mềm quản lý công việc hoặc bảng theo dõi tiến độ để đảm bảo tất cả các công việc được thực hiện đúng hạn và đúng yêu cầu. 

Những công cụ hỗ trợ này thường sẽ được giới thiệu và đào tạo trong các khóa học quản lý dự án IT bởi các chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm, họ sẽ mang đến những bài học giá trị dựa vào trải nghiệm của bản thân. Đây đều là những kiến thức vô cùng hữu ích, là hành trang giúp quản lý dự án phát triển bản thân, nâng cao cơ hội nghề nghiệp trong môi trường doanh nghiệp Nhật Bản.

Ví dụ:

Bạn đang quản lý dự án nâng cấp hệ thống quản lý nội bộ cho công ty công nghệ Nhật Bản. Kế hoạch dự án của bạn bao gồm các giai đoạn từ phân tích yêu cầu, thiết kế, phát triển, thử nghiệm, đến triển khai và bảo trì. Bạn lập một bảng kế hoạch chi tiết với các mốc thời gian cụ thể cho từng giai đoạn (gọi tắt là project timeline). Sau đó, bạn phân tích và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm vào bảng timeline. Trong suốt quá trình thực hiện dự án, bạn cần theo dõi tiến độ qua phần mềm và điều chỉnh kế hoạch nếu có bất kỳ sự thay đổi nào như trì hoãn từ nhà cung cáp hoặc yêu cầu mới từ phía khách hàng. 

3. Giao tiếp với nhóm dự án và các bên liên quan một cách hiệu quả

Giao tiếp là yếu tố quan trọng trong quản lý dự án công nghệ cho người mới. Để giao tiếp hiệu quả giữa tất cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan, bạn cần thiết lập một kênh giao tiếp riêng, đảm bảo tất cả mọi người đều tham dự được vào kênh, hạn chế có sự tham gia từ người ngoài. Và để việc giao tiếp trở nên dễ dàng bạn cần đảm bảo trình độ tiếng Nhật từ N2 trở lên cùng với sự am hiểu văn hóa, con người Nhật Bản.

>>> Xem thêm:

• Nội dung khóa học quản lý dự án công nghệ Nhật không nên bỏ qua
• Sự khác nhau giữa quản lý dự án công nghệ và lĩnh vực khác

Giao tiếp thường xuyên giúp bạn nắm bắt được tình hình dự án, giải quyết các vấn đề phát sinh và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ mục tiêu và nhiệm vụ của mình. Tổ chức các cuộc họp định kỳ, báo cáo tiến độ và phản hồi kịp thời giúp đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng, đồng thời giúp các thành viên trong nhóm kết nối chặt chẽ với nhau hơn. 

Ví dụ:

Bạn đang điều hành dự phát triển phần mềm cho một khách hàng Nhật Bản. Để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ, bạn tổ chức các cuộc họp định kỳ với đội ngũ phát triển và khách hàng để cập nhật tiến độ, giải quyết vấn đề phát sinh và nhận phản hồi. Bạn gửi báo cáo tuần và email nhắc nhở để đảm bảo tất cả các bên liên quan luôn được thông báo về tình trạng của dự án. Điều này giúp mọi người đều có cùng một sự hiểu biết và có thể phối hợp làm việc hiệu quả. 

4. Quản lý rủi ro và thay đổi

Rủi ro là một phần không thể tránh khỏi trong quản lý dự án công nghệ cho người mới. Do đó, việc xác định và quản lý rủi ro là rất quan trọng. Bạn nên thực hiện phân tích rủi ro ngay từ giai đoạn lập kế hoạch và chuẩn bị các phương án ứng phó để xử lý các tình huống không mong muốn. Ngoài ra, việc quản lý thay đổi cũng là yếu tố quan trọng. Đặc thù của dự án công nghệ doanh nghiệp Nhật là thường xuyên đối mặt với sự thay đổi liên tục về yêu cầu và điều kiện. Do đó, hãy chuẩn bị cho những thay đổi này và đảm bảo bạn có kế hoạch để điều chỉnh dự án một cách linh hoạt và hiệu quả. 

Ví dụ:

Trong quá trình triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp Nhật Bản, bạn nhận thấy một trong số các nhà cung cấp phần mềm chính đang gặp phải sự cố kỹ thuật làm ảnh hưởng đến tổng thể dự án. Bạn đã chuẩn bị sẵn các phương án ứng phó, bao gồm việc sử dụng một nhà cung cấp khác để thay thế và cập nhật kế hoạch dự án để điều chỉnh thời gian hoàn thành. Đồng thời, bạn thông báo cho các bên liên quan về sự thay đổi và điều chỉnh yêu cầu để đảm bảo dự án vẫn được hoàn thành đúng mục tiêu. 

5. Lời kết

Những bài học này không chỉ giúp bạn phát triển kỹ năng quản lý dự án mà còn giúp bạn tự tin hơn trong vai trò của mình. Để có thêm sự hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ, đừng quên tham gia vào các khóa học chuyên sâu về quản lý dự án công nghệ cho người mới tại Beetech Academy. Học viện cam kết cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để nâng cao khả năng thành công khi apply vào các công ty Nhật Bản. Liên hệ cho chúng tôi theo Hotline 0915435838 hoặc đăng ký tại đây để được xếp lớp sớm nhất ngay hôm nay!