Những lưu ý bảo mật IT Comtor cần biết khi ứng dụng AI trong công việc

IT Comtor khi sử dụng AI hay bất cứ các công cụ bên ngoài nào cũng tuyệt đối lưu ý tới vấn đề bảo mật thông tin. Vì IT Comtor là người trực tiếp tiếp xúc và có trong tay những tài liệu, nội dung, thông tin của dự án, khách hàng. Do tính chất công việc, IT Comtor thường xuyên cần tra cứu, tìm hiểu về ý nghĩa của các từ vựng, câu văn tiếng Nhật xuất hiện trong các tài liệu, nội dung của dự án, thông qua các ứng dụng, công cụ bên ngoài. Việc tra cứu từ vựng này tưởng chừng đơn giản và không liên quan tới vấn đề bảo mật, nhưng thực tế bên trong lại ẩn chứa rất nhiều nguy cơ tiềm tàng có thể dẫn tới những lỗ hổng bảo mật vô cùng nghiêm trọng.

1. Công việc chính của 1 IT Comtor 

Một IT Comtor (IT Communicator/Coordinator) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thông suốt và hiệu quả trong giao tiếp và phối hợp giữa các nhóm kỹ thuật và phi kỹ thuật trong công ty. Công việc của một IT Comtor không chỉ giới hạn ở việc dịch thuật mà còn bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau nhằm đảm bảo rằng các dự án công nghệ diễn ra suôn sẻ và đạt được các mục tiêu đề ra.

>>>>> Xem thêm:

• Tác dụng của AI trong việc giảng dạy IT Comtor 
• Tất tần tật thoogn tin về khóa học IT Comtor
  
  

Một trong những nhiệm vụ chính của IT Comtor là phiên dịch trực tiếp và biên dịch tài liệu. IT Comtor thường xuyên tham gia các cuộc họp, hội thảo, hoặc các buổi trao đổi công việc giữa nhóm kỹ thuật và nhóm phi kỹ thuật hoặc giữa công ty và khách hàng. Trong các cuộc họp này, IT Comtor thực hiện việc phiên dịch trực tiếp, giúp truyền đạt thông tin một cách chính xác và rõ ràng giữa các bên.

Bên cạnh đó, IT Comtor cũng chịu trách nhiệm biên dịch các tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, báo cáo dự án, email và các tài liệu liên quan từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác. Công việc này đòi hỏi IT Comtor không chỉ phải thông thạo các ngôn ngữ liên quan mà còn phải hiểu biết sâu về các thuật ngữ kỹ thuật và ngữ cảnh cụ thể của từng dự án.

2. Những lưu ý về bảo mật IT Comtor cần lưu ý trong quá trình dịch tài liệu dự án

Trong quá trình tra cứu, tìm hiểu thông tin về từ vựng hoặc khái niệm tiếng Nhật của dự án, việc IT Comtor tra cứu như thế nào, khi tra cứu sử dụng thông tin như thế nào sẽ quyết định tới việc có bảo mật thông tin hay không. Trong nội dung tài liệu của dự án, không chỉ đơn thuần bao gồm các từ vựng tiếng Nhật, mà còn có cả những thông tin riêng của dự án như thông tin tài khoản, tên dự án, tên người phụ trách. Nếu không cẩn thận trong quá trình tra cứu từ vựng, chúng ta chẳng may để cả thông tin dự án vào trong nội dung tra cứu, đây đồng nghĩa với việc gián tiếp đưa thông tin dự án, khách hàng ra bên ngoài.

Cụ thể, IT Comtor tuyệt đối không được upload tài liệu lên các phần mềm chuyển đổi định dạng file, phần mềm dịch khi chưa được sự cho phép của dự án và công ty. Các tài liệu trong dự án thường được lưu lại dưới rất nhiều định dạng, ví dụ như dạng file excel, file pdf, file powerpoint. 

Tuy nhiên, có những file tài liệu ở một số định dạng rất khó chỉnh sửa, từ đó nảy sinh ra nhu cầu IT Comtor muốn chuyển đổi định dạng file gốc sang một định dạng khác để dễ dàng hơn cho việc chỉnh sửa và dịch. Tuy nhiên, họ lại không xin phép và thảo luận với công ty, dự án mà tự ý sử dụng các công cụ bên ngoài, ví dụ như những trang web cung cấp dịch vụ chuyển đổi định dạng file, khi sử dụng những trang web này chúng ta sẽ cần upload file tương ứng lên hệ thống trang web của họ để họ chuyển đổi. Việc này đồng nghĩa với việc IT Comtor đã cung cấp, chia sẻ tài liệu của dự án cho bên ngoài. Nếu như trong tài liệu đó vô tình có những thông tin tài khoản của dự án thì chắc chắn đây sẽ là một trong những nguyên nhân gây ra sự cố rò rỉ thông tin dự án và có khả năng cao sẽ gây ra thiệt hại rất lớn.

Vì trong một số tài liệu, nội dung tin nhắn sẽ có thông tin tài khoản, tuyệt đối không paste những nội dung chứa thông tin tài khoản vào các công cụ, ứng dụng tra cứu và đặc biệt là AI. Khi tra cứu, tìm hiểu từ vựng, ý nghĩa IT Comtor chú ý chỉ paste hoặc nhập những từ, cụm từ, ngữ pháp mà bản thân muốn tra cứu, tìm hiểu thôi. Nếu nhập cả câu văn dài thì cần chú ý trong câu văn đó có chứa thông tin của dự án như tên dự án, tên khách hàng, người phụ trách hay không, nếu có thì cần phải đổi thành một cái tên giả khác, rồi mới tiến hành tra cứu.

Ngoài ra, chú ý không chụp ảnh có chứa những thông tin, tài liệu của dự án để upload lên phần mềm bên ngoài, hoặc upload lên AI để tra cứu hỏi thông tin. Phần lớn IT Comtor khi thực hiện nghiệp vụ tra cứu thông tin, cũng sẽ không mấy khi sử dụng hình ảnh để tra cứu, tuy nhiên chúng ta vẫn cần phải lưu ý mọi tình huống có thể xảy ra.

3. Kết luận

Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển, việc ứng dụng AI trong công việc của IT Comtor mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đi kèm với những thách thức về bảo mật. Để đảm bảo an toàn thông tin và duy trì hiệu quả công việc, IT Comtor cần tuân thủ các lưu ý bảo mật quan trọng. Điều này bao gồm việc bảo mật thông tin cá nhân và dữ liệu nhạy cảm, quản lý quyền truy cập, sử dụng AI từ các nguồn đáng tin cậy, giám sát và kiểm tra đầu ra của AI, cũng như liên tục nâng cao nhận thức về bảo mật.

Bằng cách thực hiện các biện pháp bảo mật này, IT Comtor không chỉ bảo vệ được dữ liệu và thông tin quan trọng mà còn góp phần vào việc xây dựng một môi trường làm việc an toàn và đáng tin cậy. Điều này không chỉ giúp tăng cường hiệu quả công việc mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức trong thời đại công nghệ số. Sự cẩn trọng và nhận thức về bảo mật khi ứng dụng AI sẽ là yếu tố then chốt giúp IT Comtor vượt qua các thách thức và tận dụng tối đa tiềm năng của công nghệ hiện đại.